Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief?

Einen Geschäftsbrief zu schreiben ist nicht kompliziert. Diese Art der Kommunikation dient einem Zweck: Informationen von Ihnen an den Leser schnell zu übermitteln. Enge, glatte, fließende Texte werden gelesen und verstanden. Alles andere kann verwirren, langweilen oder von den Punkten ablenken, die Sie ansprechen möchten. Folgen Sie einem entsprechendenGeschäftsbriefformatund bleiben Sie bei der Vorbereitung dieser Art von Korrespondenz auf dem Laufenden.

Anfangen

Zeigen Sie Ihr Bestes, indem Sie den Brief auf hochwertigem Firmenbriefpapier drucken. Bevor Sie beginnen, fügen Sie das Datum oben am linken Rand ausgerichtet ein, lassen Sie dann ein oder zwei Zeilen und geben Sie die innere Adresse wie folgt am linken Rand ausgerichtet ein:

• Memo-Layout
• Rolle des Verwaltungsassistenten
• Japanische Geschäftskultur

Monat, Tag, Gesamtjahr (Beispiel 2010)

John Smith
Name der Firma
Adresse
Stadt, Staat, PLZ

Gegenstand

Lassen Sie zwei Zeilen unter der inneren Adresse und geben Sie dann 'Re': (oder 'Betreff:') ein. (Anmerkung: 'Re:' steht für 'bezüglich'.) Fügen Sie eine prägnante Aussage zum Betreff des Briefes ein. Beispielsweise:

Re: Deine Präsentation letzte Woche

Anrede

Lassen Sie zwei Zeilen zwischen Betreff und Anrede. Gehen Sie niemals davon aus, dass eine gesprächige Begrüßung mit Hallo, Bob akzeptabel ist, besonders wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht kennen. Verwenden Sie die richtige Anrede, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben (Herr Wilson, Frau White). Die Ausnahme von der Regel ist, wenn Sie sich des Geschlechts des Empfängers nicht sicher sind. Wenn möglich, kann ein kurzer Anruf im Büro helfen. Wenn dies jedoch nicht möglich ist, entfernen Sie die Geschlechterangaben. Wenn Sie es nicht wissen, raten Sie nicht. Wenn Sie sich bezüglich des Geschlechts nicht sicher sind, verwenden Sie den vollständigen Namen der Person als Anrede, z. B. Lieber Bobby Smith.

Körper

Verwenden Sie beim Schreiben des Briefkörpers einfache, direkte Sätze, die Ihre Ideen klar kommunizieren. Ein Beispiel dafür ist wie folgt

Sehr geehrter Herr Hatchet:

Ich habe unser WhamJet-Connector-Produkt als Lösung für Ihr Problem mit der Effizienz der Online-Konnektivität getestet, das wir beim Business Boxers Club-Treffen am 3. Juli diskutiert haben. Beigefügt sind Spezifikationen und Produktinformationen zur Überprüfung, wie Sie es angefordert haben.

Sei präzise

Fügen Sie spezifische Details hinzu, damit der Leser klar verstehen kann, was Sie kommunizieren. Hier ist ein Beispiel:

Sie haben erwähnt, dass Sie bis Ende des Monats eine Entscheidung über Probleme mit der Online-Verbindung treffen müssen. Können wir uns nächsten Mittwoch, den 21. um 13:00 Uhr zum Mittagessen treffen? Wir können mehr über WhamJet-Anwendungen sprechen und ich kann alle Ihre Fragen beantworten. Ich rufe am Montag als erstes zur Bestätigung an.

Sei direkt und aufrichtig

Nichts ist eine größere Abschreckung als das Lesen eines Geschäftsbriefes voller unaufrichtiger Höflichkeit oder einer Verschiebung der Schuld:

• Ich bedauere aufrichtig alle Unannehmlichkeiten, die Ihnen unser Verlust Ihrer Reservierung für Ihr 50. Klassentreffen verursacht haben könnte.

• Wir hoffen, dass ein Zuschlag von 12 % auf Ihre letzte Bestellung Sie in Zukunft nicht davon abhält, Produkte aus unserem Hause zu wählen.

• Aufgrund von Umständen außerhalb unserer Kontrolle…

Machen Sie es stattdessen persönlich:

• Ich kann mir gar nicht vorstellen, wie sehr Sie sich gefühlt haben müssen, als Sie hörten, dass wir Ihre Reservierung für Ihr 50. Klassentreffen verloren haben.

• Ich weiß, ein Zuschlag von 12% erscheint hoch. Lassen Sie mich erklären, warum dies geschah. Wenn Sie danach das Gefühl haben, dass Sie Ihre Bestellung stornieren müssen, werde ich das verstehen.

• Es tut mir leid, aber Ihre Bestellung kann sich um 90 Tage verzögern. Hurrikan Dennis hat die Laderampe unseres Lagerhauses in Florida zerstört, und wir arbeiten so schnell wie möglich daran, es zu reparieren und den Lagerinhalt auf Schäden zu überprüfen. Ich bitte Sie um Geduld.

Vermeiden Sie Serienbriefe

Serienbriefe sind bestenfalls unaufrichtig. Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, geben Sie dem Leser stattdessen das Gefühl, von einem Menschen kontaktiert zu werden und nicht nur von einem Computer.

Stellen Sie den passenden Ton ein

Kalt und distanziert scheint die bevorzugte Geschäftsantwort zu sein. Emuliere es nicht. Stellen Sie sich vor, Sie sprechen von Angesicht zu Angesicht mit einer Person. Würden Sie Ihr Gespräch mit derselben Eröffnung beginnen? Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Lesers. Wenn Ihnen Nein gesagt werden muss, wie möchten Sie dies erfahren? Nehmen Sie sich die Zeit, um zu erklären, warum, aber nicht auf eine zu formelle oder beiläufige Weise. Beide Ansätze sind beleidigend.

Bewahren Sie Ihre Gedanken, und egal wie dumm Sie denken, dass eine Person ist, herablassen oder in irgendeiner Weise Ihre Überlegenheit kommunizieren. Passen Sie auf, dass Ihre Meinung nicht in den Brief eindringt. Halten Sie auch Ihre Wut im Zaum. Wenn Sie aus der Hüfte schießen, kann das Ergebnis katastrophal sein. Wenn Sie einen Brief schreiben, um ein Thema anzusprechen, das Sie verärgert, legen Sie den Brief beiseite, bevor Sie ihn abschicken. Besser noch, schlaf drüber. Wut verfliegt mit der Zeit. Ein mit Beschimpfungen gefüllter Geschäftsbrief nicht.

Abschluss des Briefes

Zuschließe den Brief, schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung, fassen Sie alle Aktionselemente zusammen und teilen Sie dem Empfänger mit, was als nächstes zu erwarten ist. Verwenden Sie einen formellen Abschluss wie 'Mit freundlichen Grüßen' und lassen Sie dann einige Zeilen für Ihre Unterschrift, bevor Sie Ihren Namen, Titel und Firma eingeben. Beispielsweise:

Mit freundlichen Grüßen,

Jeff Smith, Präsident
WhamJet-Anschlüsse

Schreiben Sie Ihre Briefe in diesem Format: Begrüßung, Anerkennung des Problems, Bedarf oder Bitte, Aufruf zum Handeln, was Sie tun werden oder was der Leser tun muss, und unterzeichnen Sie.

Tipps

Beachten Sie beim Schreiben eines Geschäftsbriefes Folgendes:

• Ein Geschäftsbrief erlaubt kein geschwätziges Mäandern, und Gespräch ist keine Lizenz, um schlampig zu werden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen wie Adresse, Firmenname, Name der Person und Schreibweise korrekt sind.
• Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung und Grammatik. Korrektur gelesen und bearbeiten Ihr Schreiben sorgfältig auf Fehler.

Effektives Werkzeug für die Geschäftskommunikation

Es gibt viele Arten von Geschäftsbriefen. Es kann hilfreich sein, einige spezifische Beispielbriefe zu lesen, wie zMusterverkaufsbriefe,Entschuldigungsbriefe für Unternehmen, oderEmpfehlungsschreiben. Indem Sie das entsprechende Format befolgen und sorgfältig überlegen, was Sie sagen, bevor Sie schreiben, können Sie ein ausgefeiltes,professioneller Geschäftsbriefdie Ihr Unternehmen positiv in Szene setzt.