Kostenlose Muster von Richtlinien und Verfahren

Bei der Entwicklung von Richtlinien und Verfahren für Ihr eigenes Unternehmen kann es sehr hilfreich sein, sich zunächst Beispiele für diese Art von Dokumenten anzusehen. Natürlich muss Ihre endgültige Version die tatsächlichen Praktiken Ihres Unternehmens widerspiegeln, aber es kann hilfreich sein, mit einem bereits vorhandenen Dokument zur Inspiration zu beginnen, anstatt mit einem leeren Bildschirm zu beginnen. Bevor Sie eine neue Richtlinie implementieren, lassen Sie sie vom Rechtsberater Ihres Unternehmens auf Einhaltung der geltenden Bundes-, Landes- und lokalen Gesetze überprüfen. Die hier zur Verfügung gestellten Muster dienen ausschließlich zu Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar.

Beispiel für eine Teilnahmerichtlinie

Die Anwesenheitsrichtlinie eines Unternehmens sollte Schlüsselbegriffe definieren, Verfahren für die Meldung von Abwesenheiten festlegen und die anwendbaren Konsequenzen detailliert beschreiben.

• Ansätze zur Mitarbeiterentwicklung
• Demotivatoren am Arbeitsplatz
• Japanische Geschäftskultur

Beispiel für eine Teilnahmerichtlinie

Beispiel für Gehaltsabrechnungsverfahren

Der Zweck dieser Art von Richtlinie besteht darin, den Zahlungszeitraum des Unternehmens zu definieren, Zahlungstermine festzulegen und Details zu Lohnsteuern bereitzustellen und wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit angeben müssen. Empfehlenswert ist es auch, den Umgang mit Pfändungen mit einzubeziehen und die Mitarbeiter auf die Pflicht zur steuerlichen Aktualität der Anschrift hinzuweisen.

Gehaltsabrechnungsverfahren

Beispiel für eine Kreditkartennutzungsrichtlinie

Wenn Sie Firmenkreditkarten an Mitarbeiter ausstellen, ist es zwingend erforderlich, dass diese eine Richtlinie abzeichnen, die Nutzungsrichtlinien umreißt.

Richtlinien zur Verwendung von Kreditkarten

Kleiderordnung

Es ist eine gute Idee, eine schriftliche Richtlinie bereitzustellen, die die Erwartungen an die Arbeitskleidung festlegt. Die hier bereitgestellte Beispielrichtlinie skizziert einen Business Casual-Ansatz, der jedoch an die Anforderungen jedes Arbeitsplatzes angepasst werden kann.

Business-Casual-Dresscode

Freizeitrichtlinien

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen bezahlte Freistellung (PTO) oder eine Kombination aus Krankheits- und Urlaubszeiten anbietet, ist es wichtig, die Nutzungsmodalitäten klar zu umreißen. Darüber hinaus müssen Sie, wenn Ihr Unternehmen ein versicherter Arbeitgeber im Sinne des Family Medical Leave Act (FMLA) ist, auch eine schriftliche FMLA-Richtlinie haben (und befolgen).

• Bezahlter Urlaub : Diese Beispielrichtlinie enthält eine klare Beschreibung, wie Freizeit verdient und angesammelt wird, wie viel Freizeit maximal angesammelt werden kann, wie sie ausgezahlt wird, wenn jemand das Unternehmen verlässt, und wie Freizeit geplant wird.
• Krankenstand : In dieser Richtlinie wird klar erklärt, wie Arbeitnehmer Krankenstand erhalten und unter welchen Bedingungen er genommen werden kann. Es enthält auch Einzelheiten darüber, wie Arbeitnehmer, die eine Krankheit in Anspruch nehmen müssen, dem Arbeitgeber zu melden haben und welche Art von Unterlagen vorgelegt werden müssen.
• Ferien : Dieses Dokument ist ein Beispiel für eine spezielle Urlaubsrichtlinie des Unternehmens. Es enthält Einzelheiten zu Anspruchsberechtigung und Rückstellung sowie die Verfahren zur Beantragung der Genehmigung zur Nutzung der im Rahmen der Richtlinie angesammelten Freizeit.
• FMLA : Diese FMLA-Richtlinie enthält Informationen zur FMLA-Berechtigung, qualifizierenden Veranstaltungen, Zertifizierung und mehr. Ihre Zertifizierungsverfahren sollten die Verwendung von offiziellenFMLA-Formulareüber das Arbeitsministerium (DOL) erhältlich.

Richtlinien zur Arbeitssicherheit

Sicherheit ist in allen Arbeitsumgebungen wichtig, obwohl die Richtlinienanforderungen je nach Art und Höhe des mit der Art der ausgeführten Arbeit verbundenen Risikos stark variieren.

• Bausicherheit : Dieses Beispiel wurde geschrieben, um die für Baustellen spezifischen Sicherheitsanforderungen zu erfüllen.
• Sicherheit im Gesundheitswesen : Überprüfen Sie die aktuellen Sicherheitsrichtlinien von Johns Hopkins Medicine, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was in die Dokumentation einer Gesundheitsorganisation aufgenommen werden muss.
• Sicherheit im Büro : Obwohl Büroumgebungen nicht die gefährlichsten Arbeitsanforderungen sind, gibt es dennoch Risiken. Dieses Beispiel befasst sich mit allgemeinen Sicherheitsbedenken für diese Art von Arbeitsplatz.
• Gesundheit & Sicherheit : Die Beispiele der Infrastructure Health and Safety Association (IHSA) decken ein breites Spektrum von Arbeitsumgebungen ab.
• Sicherheit und Nutzung der Fahrzeugflotte : Diese umfassende Police wird von einer Versicherungsgesellschaft bereitgestellt und regelt die Nutzung von firmeneigenen Fahrzeugen.

Richtlinien zu Drogen und Alkohol

Es ist wichtig, eine Richtlinie zu haben, die die Haltung Ihres Unternehmens zum Drogenmissbrauch darlegt und alle Verfahren für Drogen- und Alkoholtests beschreibt. Ihre Arbeitsunfallversicherung hat wahrscheinlich eine Standard-Drogen- und Alkoholversicherung, die sie empfehlen oder verlangen. Wenn nicht, finden Sie möglicherweise eine dieser Optionen.

• Drogenmissbrauch : Diese Richtlinie beschreibt Verfahren für voreinstellungsbezogene, ursachenbasierte und stichprobenartige Drogen- und Alkoholtests sowie Verbote, Verfahren und Konsequenzen bei Richtlinienverstößen.
• Drogenfreier Arbeitsplatz : Dieses Beispiel geht noch etwas weiter und umfasst Themen wie das Verhalten außerhalb des Diensts, das den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen kann, und die Verwendung von verschreibungspflichtigen Medikamenten, die dem Einzelnen nicht verschrieben wurden.

Hinweis: Dies ist ein Bereich, der sich in Bezug auf regulatorische Anforderungen schnell ändert. Sie sollten sich dessen bewusst sein OSHA-Regel im Jahr 2016 verabschiedet Dies schränkt das Recht der Arbeitgeber ein, allgemeine Drogentests nach einem Unfall zu verlangen. Es ist auch wichtig zu wissen, dass es Staaten gibt, in denen Arbeitgeber keine Drogenrichtlinien für Mitarbeiter mit Erkrankungen durchsetzen können.

Personalrichtlinien und -verfahren

Es ist für jedes Unternehmen wichtig, über spezifische Richtlinien und Verfahren zu verfügen, die den Mitarbeiterauswahlprozess regeln. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Kandidaten fair behandelt werden und das Unternehmen die Anforderungen der Chancengleichheit (Equal Employment Opportunity, EEO) erfüllt.

• Verfahren vor der Einstellung : In diesem Dokument werden alle Aspekte des Einstellungsverfahrens erläutert, z. B. wie Bewerbungen angenommen werden; welche Informationen potenzielle Mitarbeiter bereitstellen müssen; wie Interviews, Hintergrundüberprüfungen, Drogentests und andere Vorsorgeuntersuchungen durchgeführt werden; und wie Stellenangebote gemacht werden.
• Rekrutierung & Auswahl : Hier finden Sie Vorgehensweisen, wie Sie bei festgestelltem Bedarf an weiteren Mitarbeitern zu tun haben, wie z. B. Stellenausschreibung (intern/extern), Lebensläufe oder Bewerbungen prüfen, Vorstellungsgespräche führen, Kandidaten auswählen und Stellen anbieten.
• Richtlinie zur externen Rekrutierung : Das Verfahren zur Einstellung externer Kandidaten ist nicht dasselbe wie bei internen Beförderungen. In dieser Beispielrichtlinie wird ein Ansatz zur strukturierten Verwaltung dieses Einstellungsansatzes erläutert.
• Richtlinien für Vorstellungsgespräche : Diese Übersicht für Personalverantwortliche bei der Durchführung von Vorstellungsgesprächen deckt alle Aspekte des Vorstellungsgesprächs ab, von der Eingrenzung der Kandidaten nach Aufgaben und Prioritäten bis hin zur eigentlichen Planung und Durchführung der Vorstellungsgespräche.

Richtlinien und Verfahren für Neueinstellungen

Es ist ratsam, einen strukturierten Prozess für die verschiedenen Phasen des Neueinstellungsprozesses einzurichten.

• Neueinstellung : Diese Musterrichtlinie beschreibt Schritt für Schritt, was Personaler und Manager bei der Vorbereitung auf das Onboarding eines neuen Mitarbeiters tun sollten, sowie die Schritte, die während ihrer ersten Beschäftigungszeit zu unternehmen sind.
• Mitarbeiterorientierung : Diese allgemeine Übersicht beschreibt den Zeitrahmen und die Verantwortlichkeiten für die Mitarbeiterorientierung. Ziehen Sie in Erwägung, dieses Beispiel für eine Mitarbeiterorientierung und eine Checkliste für neue Einstellungen als spezifische Verfahren anzupassen.
• Mentoring-Verfahren für neue Mitarbeiter : Wenn Ihr Unternehmen ein formelles Mentoring-Programm für neue Teammitglieder hat, kann es von Vorteil sein, ein formelles Verfahrensdokument zusammenzustellen, das Erwartungen und Richtlinien umreißt. Sehen Sie sich dieses Community-College-Beispiel an, um zu beginnen.

Richtlinien für Technologiegeräte

Eine gut geschriebene Richtlinie beschreibt die spezifischen Regeln, die zu befolgen sind und wer sie befolgen muss. In den meisten Fällen müssen alle Mitarbeiter schriftliche Richtlinien und Verfahren befolgen. Einige Richtlinien gelten nur für Führungskräfte oder Angestellte.

• Computernutzung : Diese Richtlinie zur Computernutzung wird von der Association of Corporate Counsel bereitgestellt und kann von Vorteil sein, wenn Sie nach einer relativ einfachen Richtlinie suchen, die grundlegende Regeln umreißt.
• Internet-, E-Mail- und Computernutzung : Wenn Sie eine komplexere Technologierichtlinie überprüfen möchten, ist dieses Dokument der Texas Workforce Commission ein gutes Beispiel.
• Sozialen Medien : In der modernen Geschäftswelt ist eine Social Media Policy notwendig. Welche Richtlinie Sie auch annehmen, muss einhalten Richtlinien des National Labour Relations Board (NLRB) .
• Handys : Diese Beispielrichtlinie für Mobiltelefone/Smartphones bietet Anleitungen zur Verwendung privater Mobiltelefone am Arbeitsplatz sowie für firmeneigene Mobilgeräte.
• Telekommunikation : Einige Unternehmen legen eine Telekommunikationsrichtlinie fest, die von anderen technologiebasierten Richtlinien getrennt ist. Wenn Ihre Organisation daran interessiert ist, sollten Sie diese Richtlinie einer Universität in Kalifornien überprüfen.

Hauptvorteile schriftlicher Richtlinien

Die Umsetzung schriftlicher Richtlinien hat für Arbeitgeber mehrere Vorteile. Einer der großen Vorteile ist, dass Sie Inkonsistenzen vermeiden. Eine schriftliche Richtlinie gibt Managern und Vorgesetzten klare Anweisungen zum Umgang mit bestimmten Arbeitssituationen. Wenn ein Mitarbeiter chronisch verspätet ist, legt die Richtlinie die Konsequenzen fest.

Natürlich sind schriftliche Richtlinien und Verfahren nur der Anfang – die Vorgesetzten müssen sie tatsächlich befolgen und konsequent durchsetzen. Wenn Manager die schriftliche Richtlinie befolgen, können Sie vermeiden, dass ein Manager einen verspäteten Mitarbeiter entlässt und ein anderer Manager nur den verspäteten Mitarbeiter warnt, was ein unfaires oder diskriminierendes Umfeld schaffen könnte.

Wenn Sie Ihre Richtlinien schriftlich festhalten, wissen die Mitarbeiter genau, was sie tun müssen, um ihren guten Ruf zu erhalten. Eine der besten Möglichkeiten, ein Richtlinienhandbuch zu verwenden, besteht darin, dass neue Mitarbeiter eine Erklärung unterschreiben, in der sie bestätigen, dass sie die Richtlinien im Handbuch gelesen haben und sich damit einverstanden erklären. Sollte jemand gegen eine der Richtlinien verstoßen, haben Sie den Nachweis, dass der verletzende Mitarbeiter die Regeln im Voraus kannte und für seine Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden sollte.

Die Bedeutung der rechtlichen Überprüfung

Verwenden Sie niemals Musterrichtlinien und -verfahren, die Sie online finden, wie sie sind, da jede Richtlinie, die Sie annehmen, die tatsächlichen Praktiken in Ihrem Unternehmen widerspiegeln muss. Sie müssen auch alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, und es können erhebliche Unterschiede bei den staatlichen und lokalen Compliance-Anforderungen bestehen. Sie sollten immer einen zugelassenen Anwalt mit arbeitsrechtlicher Erfahrung konsultieren, bevor Sie Richtlinien und Verfahren abschließen, unabhängig davon, ob es sich um einzelne Dokumente handelt oder um ein Mitarbeiterhandbuch oder Verfahrenshandbuch zu bilden.