So schreiben Sie Geschäftsberichte

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es unvermeidlich, formelle Geschäftsberichte zu schreiben. In diesen Berichten geht es um mehr als Zahlen und Fakten. Sie sind das Gesicht Ihres Unternehmens und müssen professionell und gut geschrieben sein, um den besten Eindruck zu hinterlassen. Unabhängig von Inhalt oder Zielgruppe gibt es eine grundlegende Methode, mit der Sie Ihren Bericht erstellen können.

7 Schritte zum Schreiben eines Geschäftsberichts

Erfolgreiche Berichte erfordern eine Planung, damit Sie die Informationen klar vermitteln können. Wenn in Ihrem Unternehmen frühere Geschäftsberichte vorliegen, die als erfolgreich eingestuft wurden, überprüfen Sie diese, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wonach es möglicherweise sucht. Unabhängig davon, ob Beispiele für frühere Berichte verfügbar sind oder nicht, befolgen Sie diese Schritte beim Erstellen eines Geschäftsberichts.

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1. Bestimmen Sie den Zweck des Berichts

Es gibt viele Arten von Geschäftsberichten. Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, warum Sie den Bericht schreiben. Ist dieser Bericht für den Vorstand des Unternehmens? Ist es einJahresfinanzberichtfür Aktionäre? Schreibst du aBericht zur Beurteilung eines Mitarbeiters? Ist es einVorfallsberichtim Zusammenhang mit einem Arbeitsunfall? Wenn Sie den Grund für den Bericht verstehen, können Sie die erforderlichen Informationen für die beabsichtigte Zielgruppe auswählen.

2. Identifizieren Sie das Publikum und passen Sie es an

Ihr Schreibstil sollte Ihr Publikum respektieren. Das Bildungsniveau des Schreibens sollte denen entsprechen, die den Bericht lesen werden. Mitarbeiter benötigen möglicherweise nicht alle Daten, die Führungskräfte des Unternehmens benötigen. Eine externe Organisation benötigt möglicherweise keinen Zugriff auf Informationen, die von Ihrem Unternehmen als klassifiziert gelten. Der Bericht kann gleichzeitig an mehrere Zielgruppen gehen; Möglicherweise müssen Sie die Anliegen jeder Gruppe in einer zusammenfassen oder vielleicht mehr als eine Version schreiben, um sich auf jedes Publikum zu konzentrieren.

3. Sammeln und organisieren Sie Forschung

Sammeln Sie alle Daten, die im Bericht behandelt werden. Dies kann mehrere Dinge beinhalten:

• Verkaufsberichte
• Projektionen
• Anwesenheitsberichte
• Kosten
• Jahresabschluss
• Produktionsstatistik

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Daten wie Interviews,Kundenanalyse, oder Wettbewerbsinformationen für eine vollständigere Ansicht. Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass Sie die Methoden und Verfahren erläutern müssen, die Sie zum Sammeln Ihrer Daten verwendet haben. Dies erhöht die Glaubwürdigkeit der Ergebnisse und ermöglicht es den Lesern, Ihren Informationen zu vertrauen.

4. Führen Sie die Analyse durch

An dieser Stelle müssen Sie die Daten, die Sie haben, nehmen und alles verstehen. Sie haben bereits Ihre Gründe für das Schreiben dieses Berichts festgelegt - jetzt sollten Sie die Daten nehmen und versuchen, sie anzugehen. Interpretieren Sie die Daten, verstehen Sie, was diese Daten bedeuten und wie sie für die Leser nützlich sein könnten. Welche Fragen beantworten die Daten?

• DasAnalyseist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsberichts; Sie sollten in der Lage sein, mit dieser Analyse Schlussfolgerungen und Empfehlungen zu geben. Im Falle einer Erweiterung möchten Sie beispielsweise die Kosten der Erweiterung und die zu erwartenden Einnahmen auswerten. Sie würden auch die Gründe für die Expansion wie Nachfragesteigerungen und langfristige Ziele für das Unternehmen sowie relevante Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken über eineSWOT-Analyse.
• Zum leichteren Lesen müssen Sie möglicherweise auch Diagramme, Tabellen oder Grafiken für Ihre Daten und Analysen erstellen. Dies gibt dem Leser die Nummern oder Aufzählungspunkte in einfacher Form; es kann auch hilfreich sein, wenn Sie mit Ihrem Bericht eine Folienpräsentation erstellen müssen.

5. Formatieren Sie den Bericht

Nachdem Sie die Recherche durchgeführt und die Daten analysiert haben, besteht der nächste Schritt darin, den Bericht zu formatieren. Die meisten Geschäftsberichte enthalten spezielle Abschnitte; du kannst ein entwickeln Gliederung das beinhaltet die Daten aus jedem dieser Teile.

Zusammenfassung - Dies ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des Berichts einschließlich Empfehlungen. Einführung - Dies beschreibt, warum der Bericht geschrieben wird. Ergebnisse/Daten - Dies enthält die Recherche, Analyse und alle Grafiken und Diagramme. Schlussfolgerungen - Dieser Abschnitt enthält die Zusammenfassung der Ergebnisse. Empfehlung s - Welche Vorschläge basieren auf den Erkenntnissen und Schlussfolgerungen des Berichts?

Beim Erstellen der Gliederung sollten Sie eine Liste mit wichtigen Themen und Unterthemen erstellen und Ihre Themen dann in einer logischen Reihenfolge anordnen. Die meisten Berichte funktionieren am besten mit einer Themen-Unterthemen-Organisation, verwenden Sie jedoch ein anderes Format, wenn es besser zu Ihren Daten passt.

6. Schreiben Sie es auf

Mit Ihrer Gliederung als Rahmen können Sie dann anhand der von Ihnen recherchierten oder analysierten Informationen einen groben Entwurf des Berichts schreiben. Das Ziel ist es, Ihre Gedanken und Kernpunkte zu Papier zu bringen – diese Version muss noch nicht grammatikalisch perfekt oder korrekt formatiert sein. Sie können das Papier später bearbeiten.

7. Überprüfen Sie die wichtigsten Punkte in der Zusammenfassung

Die Executive Summary kann zuletzt als Kurzfassung des Gesamtberichts verfasst werden; Viele Leute warten, bis die Zeitung fertig ist, bevor sie diese Übersicht schreiben. Diese Zusammenfassung sollte Folgendes enthalten:

Eine kurze Erklärung zum Zweck des Berichts : Ein Beispiel für einen Start könnte sein: Unser Unternehmen möchte seine Aktivitäten in neue Gebiete ausdehnen. Dieser Bericht gibt einen Überblick über unsere aktuellen Fähigkeiten und was erforderlich wäre, um in zusätzliche Bereiche vorzudringen.' Wichtige Hintergrundinformationen : Ein Beispiel für Hintergrundinformationen könnte sein: Das Unternehmen XYZ verkauft derzeit Produkte und Dienstleistungen in einem Dreiländereck und beschäftigt 300 Mitarbeiter. Jeder zusätzliche Staat, der hinzugefügt wird, würde 500.000 US-Dollar an Kapital und 75 zusätzliche Arbeitskräfte erfordern.' Schlüsselergebnisse oder Daten : Anhand der Informationen, die Sie in Ihren Bericht aufgenommen haben, sollten Sie auf die wichtigsten Analysen hinweisen, die Sie dem Leser mitteilen möchten. Zum Beispiel: Um in weitere 2 Staaten zu expandieren, müsste das Unternehmen XYZ 150 weitere Arbeiter einstellen und 2 neue Fabriken bauen. Jede Fabrik würde im ersten Jahr nach Fertigstellung voraussichtlich 750.000 US-Dollar Umsatz einbringen.' Wichtigste Schlussfolgerungen : In diesem Abschnitt sollten Sie zusammenfassen, was die Ergebnisse sagen. Es wäre zum Beispiel wichtig zu sagen: Um die erforderlichen Elemente zu installieren, wären 1 Million US-Dollar an Investitionen und 3 Monate für die Fertigstellung des Baus erforderlich. Die prognostizierten Einnahmen aus dieser Expansion betragen 1,5 Millionen US-Dollar.' Die wichtigsten Empfehlungen : Fügen Sie die Empfehlungen hinzu. Was soll das Unternehmen mit den Informationen machen, die Sie im Bericht vorgelegt haben? Ein Beispiel ist 'Unternehmen XYZ sollte planen, in 2 Bundesstaaten zu expandieren und 1 Million US-Dollar für den erwarteten Bau bereitzustellen.'

Die Zusammenfassung sollte genügend Informationen enthalten, damit eine vielbeschäftigte Führungskraft diesen Teil des Berichts lesen und eine gute Vorstellung von der Arbeit selbst haben kann. In einigen Fällen kann nur die Executive Summary gelesen werden. Idealerweise sollte die Executive Summary eine Seite oder weniger lang sein. Überprüfen Sie diesBeispiel Executive Summaryzur Führung.

Häufige Probleme mit Geschäftsberichten, die es zu vermeiden gilt

Beim Verfassen eines Geschäftsberichts sind einige allgemeine Probleme zu vermeiden.

Achten Sie auf Ihre Sprache: Halten Sie die Sprache förmlich, um Anstand zu wahren. Wortreichtum: Sei präzise. Verwenden Sie keine zehn Wörter, wenn zwei ausreichen. Zu viel Fachjargon: Verwenden Sie es nicht, wenn Sie es vermeiden können. Wenn Sie Fachjargon verwenden müssen, definieren Sie den Begriff bei der ersten Verwendung.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht reibungslos ist und dass die Daten, Schlussfolgerungen und Empfehlungen alle ineinandergreifen. Der Leser sollte in der Lage sein, der Argumentation zu folgen, die zeigt, wie Sie zu Ihren letzten Punkten gekommen sind.

Ausfüllen eines effektiven Berichts

Nachdem Sie Ihren ersten Entwurf fertiggestellt haben, ist es an der Zeit, ihn zu überarbeiten. Alle Geschäftsberichte profitieren vom Korrekturlesen. Korrekturlesen Der Bericht hilft Ihnen, einen effektiven Bericht zu schreiben, der die Ziele Ihrer Organisation erreicht. Nehmen Sie sich Zeit und behalten Sie die Details im Auge und schreiben Sie effiziente und professionelle Geschäftsberichte.